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Office 365を知る参考書(?)

Office 365とかAzureについていろいろ書きたいと思います。別に参考書ではありません。韻踏んでみたかっただけです。

トランスポートルールで実現する企業ブランディング

Exchange

みなさんどうも初めまして!

これからOffice 365とMicorosoft Azureに関する情報とかとか自分の備忘録も兼ねて書いていきます。(タイトルは実は韻踏んでみてます)
技術的なところから小ネタ的なところまで書いていけたらと思ってます。
皆様のお役に少しでも立てればと思いますので、どうかよろしくお願い致します。

 現在Office 365 Advent Calenderに参加中で、MVPの方々が多数参加されている中参加でき、大変恐縮でございます。
(ぼーっとしてたらブログの一発目の投稿がAdvent Calendarでの投稿になってしまいました。。)

www.adventar.org


さてさてそんな初投稿の私ですが、メールの署名での企業ブランディングについて書こうかと思ってます
ここで二つ質問です!

みなさんメールに署名はつけてますか??
多くのビジネスマンの方はビジネスマナーとして会社に入社した時に教えられることかと思いますので、 意図的に署名を付けない方を除き、多くの方は「はい」と答えるかと思います。

それではみなさんの会社では署名が統一されていますか??
ここでは多くの方が「いいえ」と答えるかと思います。
とある調査では70パーセント以上の企業でメールの署名は統一されていないそうです。
(実は私が所属する会社も全員統一はできてなかったりします)
もちろん署名に電話番号やメールアドレスなど必要な情報が網羅されていれば署名の機能としては問題ないですが、 メールを受け取る側に気を配るのであれば、署名が統一されていた方が与える印象は良いですよね。
多くの企業では個人でビジネスをしているわけではないので、例えば営業がいて購買がいて技術者がいてカスタマーサポートがいてとかの会社だとそれぞれバラバラの署名が付いているのと、企業のロゴなんかが入った署名がビシッとあるのでは、 与える印象は後者の方が良いのではないでしょうか。

前置きが長くなりましたが、そんなわけで企業内での署名の統一を実現しちゃおう!というのが今日の内容です。

もちろん会社全員が使う署名テンプレートを作っておき、その署名を各人が使うというのもできるのですが、 部署移動や部署名変更のたびに実施が必要であったり、OotWとOutlookでは署名を同期してくれないのでそれぞれで署名を登録する必要があったりとエンドユーザーの負荷が少し高いと思います。
そこで今回はタイトル通りExchange Onlineのトランスポートルールで実現する方法を紹介します。

トランスポートルールには「免責事項の追加」という処理があります。
これを使うことで本文に任意の文字列やHTMLタグを差し込むことができます。
免責事項に会社全体で使う署名を作成せしておき、ユーザーがメールを署名を付けずに送ると トランスポートルールで自動的に署名を付けてくれると言った仕組みです。
また、免責事項では変数も用意されており、主に以下のようなものを使うことができます。
%%displayname%%(表示名)
%%company%%(会社名)
%%department%%(部署)
%%Email%%(メールアドレス)
%%title%%(役職)
%%Phone%%(電話番号)
%%zipcode%%(郵便番号)
%%state%%(都道府県)
%%city%%(市区町村)
%%street%%(番地)

これらを組み合わせることで部署移動があってもOffice 365をメンテナンス(ADと連携している場合はADをメンテナンス)すれば対応できますし、 エンドユーザーが署名を登録したり明示的に付けたりと言ったことをする必要もなくなります。
実際に以下のようなトランスポートルールを作成してみました。
今回はSignature Makerで署名のサンプルを作成しました。

signature-maker.net

f:id:takeru55555:20161206233020p:plain

これらのルールを適用し、実際にメールを送ると受信者は以下のような署名がついたメールを受け取ります。 これだとパッと見てどこの会社からのメールかわかりますねー!

f:id:takeru55555:20161207000640p:plain

また、トランスポートルールですので、様々な条件を組み合わせることで、 対顧客向けの署名を作ったり、添付ファイルがあった場合特定の文言を差し込んだりといったことも可能です。
以下は添付ファイルがあった際にちょっとした文言を追加する例です。 (前回Office 365勉強会で同様の内容をLTさせてもらいました)

f:id:takeru55555:20161207010310p:plain

実装方法はとてもシンプルですが、中々便利な機能なのではないでしょうか。
是非皆様の企業でも企業のブランディングの一つとしてはこういった機能を使ってみてはいかがでしょうか。 

今日はこの辺で。明日もAdvent Calendarは続きますので、そちらも是非チェックしてください。
ではでは、また次回。